Integracja z SaaS – o co pytać?
Każdy z nas integrował się kiedyś z systemem zewnętrznym. W zależności od skali integracji takie wdrożenie może być banalne lub rozciągnięte na miesiące ciężkiej pracy. O co więc pytać, aby integracja była udana?
Pytania podczas integracji z SaaS
Ostatnio jako Fractional CTO pomagałem jednej z firm wybrać rozwiązanie klasy LIMS. Jest to inwestycja na lata, dlatego warto się do niej odpowiednio przygotować.
Pomyślałem, że podzielę się z wami listą pytań, jakie warto zadać firmie, od której kupujecie software. Te pytania są skupione na kwestiach jakościowych – one są najczęściej pomijane w ramach dyskusji.
Ale warto rozpocząć od kwestii najbardziej podstawowej…
Dlaczego wychodzić poza wymagania funkcjonalne?
Integracja zewnętrznego systemu SaaS to kuszące podejście:
Nie musimy od zera projektować rozwiązania.
Dostajemy gotową wartość „z pudełka”.
Jesteśmy w stanie „z marszu” korzystać z systemu.
Jednak najczęściej skupiamy się jedynie na analizie funkcjonalnej. Czy mamy feature X, jak w systemie zrobić Y, co daje nam opcja Z.
Bez odpowiedniej analizy jakościowej i zadania właściwych pytań, możemy wpaść w pułapkę rozwiązania, które nie spełni naszych długoterminowych potrzeb:
Wydajność i skalowalność
Jednym z głównych zagrożeń jest niedocenienie znaczenia wydajności, skalowalności i niezawodności systemu. Systemy SaaS, choć funkcjonalnie atrakcyjne, nie zawsze radzą sobie z pożądanym ruchem. Ryzykujemy wdrożenie rozwiązania, które szybko okaże się niewystarczające.
Bezpieczeństwo i zgodność
Kolejnym istotnym aspektem jest kwestia bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami. Integrując zewnętrzny SaaS, powierzamy często wrażliwe dane naszej firmy podmiotowi trzeciemu.
Bez odpowiednich gwarancji i zabezpieczeń, narażamy się na potencjalne naruszenia prywatności, utratę kontroli nad danymi, czy problemy z compliance. To prowadzi do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych.
Praca operacyjna i techniczna
Nie możemy też zapominać o aspektach technicznych i operacyjnych.
Brak modelu integracji i stabilnego API uniemożliwia realizację wymaganych rozszerzeń i implementacji procesów.
Brak środowisk testowych sprawia, że wszystko testujemy „na prodzie”.
Brak opisanych procesów wsparcia, aktualizacji czy wyjścia z usługi (exit strategy) prowadzi do uzależnienia od dostawcy i trudności w przypadku chęci zmiany rozwiązania w przyszłości.
Te problemy mogą ostatecznie pogrążyć system.
A więc wiemy już, że warto pytać. To teraz do sedna - o co pytać? 🤔
Obszary pytań
Po zebraniu wszystkich kategorii i pytań postanowiłem je złożyć je w przystępniejszą do przyswojenia infografikę:
Powinna Ci pomóc szybko pojąć kontekst i zrozumieć, o co pytać.
Przejdźmy teraz dokładniej przez każdą z kategorii. W zagadnieniach wyodrębniłem mniejsze podkategorie i zdefiniowałem kluczowe pytania wraz z przykładowymi odpowiedziami.
Do boju 💪
Dostępność i niezawodność
Integrując system SaaS, często zakładamy, że będzie on zawsze dostępny i niezawodny. Niestety, rzeczywistość bywa bardziej skomplikowana.
Nawet najlepsze systemy miewają przestoje. Awarie grożą poważnymi kosekwencjami dla naszego biznesu. Dlatego kluczowe jest dokładne zbadanie kwestii dostępności i niezawodności jeszcze przed podjęciem decyzji o integracji.
Gwarantowana dostępność
Jaki jest gwarantowany poziom SLA dla dostępności systemu?
Brak
99% (87,6 godzin niedostępności rocznie)
99,9% (8,76 godzin niedostępności rocznie)
99,99% (52,6 minut niedostępności rocznie)
Na wstępie warto zweryfikować czy usługa w ogóle posiada SLA. Bo jeśli nie,to dalsze drążenie nie ma oczywiście sensu 😂
Następnie liczba 9-tek. Różnica pomiędzy 2 i 4, w skali roku, może wydawać się niewielka. W praktyce może mieć ogromne znaczenie dla naszego biznesu.
Warto zastanowić się, jaki poziom niedostępności jesteśmy w stanie zaakceptować i czy jesteśmy w stanie za to więcej zapłacić.
Czy możemy się spodziewać planowanych przestojów systemu?
Tak, regularne okna serwisowe
Nie, system działa bez planowanych przerw
Planowane przestoje mogą być mniej uciążliwe niż nieoczekiwane awarie, ale nadal będą prawdopodobnie zakłócać nasze procesy biznesowe. Warto wiedzieć, kiedy i jak często występują, aby móc odpowiednio zaplanować pracę.
Kompensacja za niedotrzymanie SLA
W przypadku nieutrzymania poziomu SLA, jakie są konsekwencje dla dostawcy rozwiązania?
Rekompensata finansowa
Dodatkowe wsparcie techniczne
Brak konkretnych konsekwencji
Sama gwarancja SLA niewiele znaczy, jeśli nie idą za nią wiążące zobowiązania. Warto dokładnie przeanalizować, jakie są rzeczywiste konsekwencje dla dostawcy w przypadku niedotrzymania obiecanych poziomów dostępności.
Mechanizmy zapewnienia ciągłości
Jakie mechanizmy są stosowane w celu zapewnienia ciągłości działania?
Replikacja danych
Load balancing
Klastry High-Availability i automatyczne przełączanie
To pozwoli nam ocenić, na ile możemy polegać na danym rozwiązaniu SaaS w krytycznych procesach biznesowych.
Proces aktualizacji systemu
Jak wygląda proces aktualizacji systemu i czy wymaga on przestojów?
Aktualizacje bez przestojów
Krótkie przestoje w określonych oknach czasowych
Dłuższe przestoje wymagające planowania
Częste aktualizacje wychodzą zazwyczaj na plus, ale jeśli wiążą się z regularnymi przestojami, mogą stworzyć problem dla naszych procesów biznesowych. Warto wiedzieć, jak często i w jaki sposób system jest aktualizowany.
Skalowalność i wydajność
Często wybieramy zewnętrzny SaaS, ponieważ mamy odpowiednie potrzeby skalowania. Równie istotna jest jego wydajność, która bezpośrednio wpływa na produktywność użytkowników i satysfakcję klientów.
Wybór systemu SaaS, który nie spełnia naszych oczekiwań w tych obszarach, może prowadzić do frustracji użytkowników, utraty klientów, a w skrajnych przypadkach - do przestojów w działalności firmy.
Obsługa nagłych skoków obciążenia
Jak system radzi sobie z nagłymi skokami obciążenia?
Automatyczne skalowanie w chmurze
Buforowanie i kolejkowanie żądań
Ograniczanie funkcjonalności w momentach szczytowych
Nikt nie wie 😅
Zdolność systemu do obsługi nieoczekiwanych wzrostów ruchu jest jednym z najważniejszych aspektów przyczyniających się do zachowania ciągłości biznesowej, szczególnie w branżach z sezonowymi wahaniami aktywności.
Jeśli firma nie ma na to przygotowanej odpowiedzi, czyli po prostu robi to na czuja, warto dwa razy zastanowić się nad tym wyborem.
Limity użycia
Jakie są limity użycia systemu?
Liczba jednoczesnych użytkowników
Liczba transakcji na minutę/godzinę
Objętość przechowywanych danych
Liczba zapytań API
Zrozumienie limitów pozwoli nam ocenić, czy system będzie w stanie obsłużyć obecne i przyszłe potrzeby systemu bez dodatkowych kosztów lub spadku wydajności.
Obecne obciążenia
Z jakimi obciążeniami aktualnie radzi sobie system?
Liczba obsługiwanych klientów
Dzienny/miesięczny wolumen transakcji
Wielkość przechowywanej bazy danych
Informacje o aktualnych obciążeniach systemu dają mierzalny punkt odniesienia potrzebny do oceny, czy będzie on w stanie obsłużyć nasze potrzeby. Szczególnie jeśli planujemy znaczący wzrost w przyszłości.
Wydajność systemu
Jakie są gwarantowane czasy odpowiedzi systemu?
Średni czas odpowiedzi dla typowych operacji
Maksymalny czas odpowiedzi w godzinach szczytu
Wydajność dla użytkowników z różnych regionów geograficznych
Wydajność systemu bezpośrednio wpływa na zadowolenie pracowników i klientów. Warto zwrócić uwagę nie tylko na średnie czasy, ale także na ich stabilność w różnych warunkach.
Monitorowanie i raportowanie wydajności
Jakie narzędzia do monitorowania wydajności oferuje system?
Dashboardy w czasie rzeczywistym
Raporty historyczne
Alerty o przekroczeniu ustalonych progów
Możliwość eksportu danych o wydajności
Często tego akurat nie brakuje w ramach integracji z SaaS. A później szukamy igły w stogu siana – dlaczego nasze procesy działają wolno 🐌
Planowanie pojemności
Jak wygląda proces planowania zwiększenia pojemności / mocy systemu?
Automatyczne skalowanie bez ingerencji klienta
Konieczność wcześniejszego zgłoszenia zwiększonych potrzeb
Możliwość tymczasowego zwiększenia limitów w okresach szczytowych
Zrozumienie procesu skalowania pomoże nam uniknąć niespodzianek związanych z ograniczeniami systemu w momentach wzrostu naszej działalności.
Testy wydajnościowe
Czy możliwe jest przeprowadzenie własnych testów wydajnościowych?
Dostępność środowiska testowego o parametrach zbliżonych do produkcyjnego
Możliwość symulacji dużego obciążenia
Wsparcie dostawcy w interpretacji wyników testów
Jest to szczególna potrzeba, ale wciąż – w przypadku biznesów, gdzie skalowanie jest kluczowe lepiej takie testy móc wykonać zawczasu.
Zarządzanie danymi
W erze technologii, dane są często nazywane “nowym złotem”. Wobec tego w kontekście integracji z systemem SaaS, kwestia zarządzania informacją wysuwa się na pierwszy plan.
W momencie, gdy oddajemy kontrolę nad naszymi informacjami w ręce zewnętrznego dostawcy, narażamy się naszereg potencjalnych ryzyk i wyzwań. Dlatego tak ważne jest by zrozumieć, jak nasz potencjalny partner SaaS podchodzi do kwestii zarządzania danymi.
Lokalizacja i dostęp do danych
Gdzie są przechowywane dane - gdzie są umieszczone serwery?
W konkretnym kraju lub regionie
W chmurze z możliwością wyboru regionu
Rozproszone globalnie bez możliwości wyboru lokalizacji
Lokalizacja danych może mieć kluczowe znaczenie ze względów prawnych i regulacyjnych. Niektóre przepisy (np. GDPR) nakładają ścisłe ograniczenia dotyczące przechowywania danych poza określonymi regionami.
Kto ma do nich dostęp ze strony firmy SaaS?
Tylko wyznaczony zespół wsparcia
Wszyscy pracownicy techniczni
Dostęp ograniczony do automatycznych systemów
Zrozumienie, kto dokładnie ma dostęp do naszych danych, pomoże ocenić poziom bezpieczeństwa i potencjalne ryzyko wycieków.
Wykorzystanie danych przez dostawcę
Jakie uprawnienia ma firma SaaS do danych klientów?
Wyłącznie do celów świadczenia usługi
Możliwość anonimowego wykorzystania do celów analitycznych
Prawo do wykorzystania danych do trenowania systemów AI
W dobie rosnącego znaczenia sztucznej inteligencji, wiele firm SaaS może chcieć wykorzystać dane klientów do trenowania swoich systemów AI. Warto dokładnie zrozumieć, jakie prawa do naszych danych zastrzega sobie dostawca.
Eksport i przenośność danych
Jak wygląda kwestia eksportu całej zawartości systemu?
Pełny eksport dostępny na żądanie
Eksport ograniczony do określonych formatów lub objętości
Brak możliwości pełnego eksportu
Możliwość łatwego wyeksportowania naszych danych jest kluczowa dla zachowania elastyczności i uniknięcia uzależnienia od jednego dostawcy (vendor lock-in).
Separacja danych klientów
Jak odseparowane będą nasze dane od danych innych klientów?
Osobna instancja systemu dla każdego klienta
Logiczna separacja w ramach wspólnej bazy danych
Pełne współdzielenie zasobów z innymi klientami
Stopień separacji danych ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa i wydajności systemu. Osobne instancje zapewniają najwyższy poziom izolacji, ale mogą być kosztowne.
W których miejscach architektury systemowej dane mogą się przenikać?
Load balancer
Serwisy aplikacyjne
Systemy cache
Narzędzia analityczne
Nawet jeśli dane są logicznie odseparowane, mogą istnieć miejsca w architekturze systemu, gdzie dochodzi do ich przenikania.
Uwierzytelnianie i autoryzacja
Na samym początku jest zawsze strona logowania. 😀 I to tu leży brama do potencjalnych problemów z integracją SaaS.
W erze cyfrowej, gdzie naruszenia bezpieczeństwa danych są coraz powszechniejsze, a regulacje dotyczące prywatności bardziej i bardziej rygorystyczne, kwestie uwierzytelniania i autoryzacji nabierają krytycznego znaczenia.
Single Sign-On (SSO)
Czy istnieje możliwość logowania się przez system SSO, by uniknąć tworzenia dedykowanych kont w systemie?
Pełne wsparcie dla SSO
Częściowe wsparcie (np. tylko dla określonych ról)
Brak wsparcia dla SSO
SSO znacząco upraszcza zarządzanie dostępem, szczególnie w organizacjach korzystających z wielu systemów SaaS. Eliminuje potrzebę zapamiętywania wielu haseł, co może przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa.
Jakie protokoły SSO są wspierane?
SAML
OAuth
OpenID Connect
Inne protokoły specyficzne dla dostawcy
Wsparcie dla standardowych protokołów SSO ułatwia integrację z istniejącymi systemami zarządzania tożsamością w organizacji.
Czy SSO jest dodatkowo płatne?
Zawarte w standardowej ofercie
Dostępne w droższych pakietach
Dodatkowo płatna opcja
Niektórzy dostawcy traktują SSO jako funkcję premium, co może wpłynąć na całkowity koszt wdrożenia.
Role i uprawnienia
Jakie są poziomy ról i uprawnień w systemie?
Predefiniowane role (np. administrator, użytkownik, gość)
Hierarchia ról
Granularne uprawnienia na poziomie funkcji lub danych
Zrozumienie systemu ról i uprawnień jest kluczowe dla zapewnienia, że użytkownicy mają dostęp tylko do tych zasobów, których potrzebują do wykonywania swoich zadań.
Czy istnieje możliwość tworzenia niestandardowych ról i uprawnień?
Pełna elastyczność w definiowaniu ról
Ograniczona możliwość dostosowania predefiniowanych ról
Brak możliwości tworzenia niestandardowych ról
Możliwość tworzenia niestandardowych ról pozwala na dokładne dostosowanie uprawnień do struktury organizacyjnej i procesów biznesowych.
Zarządzanie tożsamością
Czy system integruje się z zewnętrznymi dostawcami tożsamości?
Active Directory
Azure AD
Google Workspace
Okta
Inne popularne rozwiązania IAM
Integracja z istniejącymi systemami zarządzania tożsamością upraszcza proces onboardingu i offboardingu pracowników.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)
Czy system wspiera uwierzytelnianie wieloskładnikowe?
Wbudowane MFA
Integracja z zewnętrznymi rozwiązaniami MFA
Brak wsparcia dla MFA
MFA znacząco zwiększa bezpieczeństwo, szczególnie w przypadku dostępu do wrażliwych danych lub krytycznych funkcji systemu.
Audyt i logowanie
Jakie mamy możliwości audytu i logowania działań użytkowników?
Szczegółowe logi wszystkich działań
Raporty dotyczące dostępu i zmian uprawnień
Alerty o podejrzanych aktywnościach
Precyzyjne logowanie i możliwości audytu są niezastąpione, jeśli chodzi o wykrywanie potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa i spełnienia wymogów regulacyjnych.
Polityki haseł
Czy system pozwala na wymuszanie własnych polityk haseł?
Pełna kontrola nad politykami haseł
Ograniczone możliwości dostosowania
Brak możliwości zmiany domyślnych polityk
Możliwość dostosowania polityk haseł pozwala na zharmonizowanie ich z wewnętrznymi standardami bezpieczeństwa organizacji.
Dokładna analiza aspektów uwierzytelniania i autoryzacji zapewnia, że system SaaS będzie nie tylko funkcjonalny, ale także bezpieczny i zgodny z politykami organizacji. Pamiętajmy, że nawet najlepsze funkcje biznesowe mogą stracić na wartości, jeśli usługa nie zapewnia odpowiedniego poziomu kontroli dostępu i ochrony danych. Inwestycja w te aspekty może znacząco zmniejszyć ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i uprościć zarządzanie dostępem w długiej perspektywie.
Bezpieczeństwo i zgodność
W dzisiejszym świecie cyfrowym, gdzie
naruszenia bezpieczeństwa danych są coraz częstsze,
regulacje prawne stają się bardziej i bardziej rygorystyczne,
kwestie bezpieczeństwa i zgodności wysuwają się na pierwszy planprzy wyborze systemu SaaS.
Nie chodzi tylko o ochronę naszych danych, ale także o zapewnienie, że biznes pozostaje w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Zaniedbanie tych aspektów może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych.
Bezpieczeństwo data center
Na ile bezpieczne jest data center dostawcy?
Korzysta z certyfikowanych data center / chmury publicznej
Ma własne, certyfikowane data center
Ma własne data center „w piwnicy”
To pytanie pozwala od razu przekierować nas na właściwe strony, lub raczej szybko uciec od danego dostawcy 😉
Mechanizmy ochrony danych
Jakie mechanizmy ochrony danych stosuje dostawca?
Szyfrowanie danych „at rest” i „in transit”
Wielopoziomowe uwierzytelnienie
Regularne testy penetracyjne
Monitorowanie i alerting w czasie rzeczywistym
Zrozumienie warstw zabezpieczeń stosowanych przez dostawcę SaaS pozwoli nam ocenić, czy są one wystarczające dla naszych potrzeb i zgodne z naszymi wewnętrznymi standardami bezpieczeństwa.
Zgodność z regulacjami
Czy system spełnia wymagania regulacyjne specyficzne dla naszej branży?
GDPR dla firm działających w UE
HIPAA dla sektora ochrony zdrowia w USA
PCI DSS dla firm przetwarzających dane kart płatniczych
Inne branżowe regulacje
Niezgodność z odpowiednimi regulacjami może prowadzić dopoważnych kar finansowych i problemów prawnych. Upewnijmy się, że wybrany system SaaS pomoże nam pozostać w zgodzie z przepisami, a nie narazi na dodatkowe ryzyko.
Certyfikaty bezpieczeństwa
Jakie certyfikaty bezpieczeństwa posiada dostawca SaaS?
ISO 27001
SOC 2 Type II
CSA STAR
Inne branżowe certyfikaty
Certyfikaty są dowodem, że dostawca przeszedł rygorystyczne audyty i spełnia uznane standardy bezpieczeństwa. Warto zwrócić uwagę nie tylko na ilość i rodzaj certyfikatów, ale także na ich aktualność i zakres.
Backup i odzyskiwanie danych
Jak często wykonywane są kopie zapasowe danych?
W czasie rzeczywistym
Raz dziennie
Rzadziej
Brak 🤷
Częstotliwość backupów wpływa na to, ile danych możemy potencjalnie stracić w przypadku awarii.
Jaki jest proces i czas potrzebny na odzyskanie danych w przypadku awarii?
Natychmiastowe przełączenie na kopię zapasową
Odzyskiwanie w ciągu kilku godzin
Proces wymagający dłuższego czasu
Sprawność odzyskiwania danych może się okazać być albo nie być dla ciągłości działania biznesu. Warto znać nie tylko teoretyczne możliwości, ale też praktyczne doświadczenia dostawcy w tym zakresie.
Plan przywracania systemu po awarii
Czy dostawca ma disaster recovery plan?
Szczegółowy plan z regularnymi testami
Ogólne wytyczne bez regularnych testów
Brak formalnego planu
Posiadanie i regularne testowanie planu odzyskiwania po katastrofie świadczy o dojrzałości technicznej dostawcy.
Typowe problemy techniczne
Jakie są często występujące problemy techniczne u innych klientów?
Okresowe spowolnienia systemu
Problemy z integracjami zewnętrznymi
Błędy w konkretnych modułach systemu
To pytanie potrafi pokazać na ile szczery jest z nami dostawca. Problemy są zawsze, pytanie czy potrafimy się na nich uczyć.
Integracje i API
Dobrze zaprojektowane i udokumentowane API może znacząco zwiększyć wartość systemu, umożliwiając automatyzację procesów i wymianę danych.
Z drugiej strony, ograniczone możliwości integracji niejednokrotnie będąprowadzić do powstania silosów informacyjnych i zwiększenia kosztów operacyjnych.
Choose wisely.
Dostępność i dokumentacja API
Czy system oferuje zewnętrzne API? W jaki sposób można się z nim skomunikować?
REST API
GraphQL
SOAP
Nie ma
Rodzaj API wpływa bezpośrednio na łatwość integracji i wydajność komunikacji. Warto upewnić się, że oferowane API jest zgodne z naszymi preferencjami technologicznymi.
Jak udokumentowane jest API?
Interaktywna dokumentacja (np. Swagger)
Szczegółowe schematy komunikacji
Tutoriale i przykłady użycia
Sandboxowe środowisko testowe
Dobra dokumentacja to po prostu szybsza integracja. Warto zwrócić uwagę nie tylko na kompletność dokumentacji, ale także na przykłady jej użycia.
Stabilność i ewolucja API
Jaka jest polityka firmy dotycząca stabilności i ewolucji API?
Gwarancja stabilności przez określony czas
Regularne aktualizacje z okresem deprecation
Częste zmiany bez gwarancji wstecznej kompatybilności
Stabilne API pozwala na długoterminowe planowanie wdrożeń, podczas gdy częste zmiany mogą generować dodatkowe koszty utrzymania.
Czy firma stosuje wersjonowanie API? Jeśli tak, jak długo wspierane są starsze wersje?
Brak wersjonowania
Wersjonowanie z krótkim okresem wsparcia (np. 6 miesięcy)
Długoterminowe wsparcie dla głównych wersji (np. 2+ lata)
Wersjonowanie API z odpowiednim okresem wsparcia daje nam czas na dostosowanie naszych integracji do nowych wersji bez presji czasu.
Gotowe integracje
Z jakimi popularnymi systemami i platformami integruje się domyślnie rozwiązanie SaaS?
Systemy CRM (np. Salesforce, HubSpot)
Narzędzia analityczne (np. Google Analytics, Mixpanel)
Platformy komunikacyjne (np. Slack, Microsoft Teams)
Systemy księgowe (np. QuickBooks, Xero)
Gotowe integracje znacząco przyspieszają wdrożenie – nie trzeba wszystkiego pisać od zera.
Integracje specyficzne dla branży
Jakie integracje specyficzne dla naszej branży są dostępne?
Integracje z urządzeniami laboratoryjnymi
Połączenia z systemami produkcyjnymi
Integracje z branżowymi bazami danych
W przypadku systemów dedykowanych dla konkretnej branży, dostępność gotowej integracji ze specjalistycznym sprzętem lub bazami oszczędza czas, energię i koszty.
Mechanizmy reakcji na zdarzenia
Jakie mechanizmy reakcji na zdarzenia oferuje system?
Webhooks
Kolejki wiadomości
Strumienie zdarzeń
Cykliczne odpytywanie (polling)
Warto upewnić się, że system oferuje mechanizmy zgodne z naszą architekturą.
Wsparcie i testy
Nawet najlepszy system SaaS kiedyś nas zawiedzie, jeśli nie mamy zapewnionego odpowiedniego wsparcia i możliwości testowania.
Z drugiej strony:
Dobre wsparcie techniczneprzyspieszy wdrożenie i rozwiązywanie problemów.
Możliwość testowania to bezpieczne eksperymentowanie i optymalizacja konfiguracji.
Te aspekty często są niedoceniane na etapie wyboru systemu, ale mogą mieć ogromny wpływ na sukces całego projektu.
Wsparcie techniczne
Jaki jest zakres i dostępność wsparcia technicznego?
24/7 wsparcie dla krytycznych problemów
Wsparcie w godzinach roboczych
Różne poziomy wsparcia w zależności od pakietu
Warto dokładnie przeanalizować, jakie wsparcie będzie dostępne w krytycznych momentach i czy odpowiada ono naszym potrzebom biznesowym.
Jakie są gwarantowane czasy reakcji na zgłoszenia?
Czas pierwszej odpowiedzi
Czas rozwiązania problemu dla różnych poziomów krytyczności
Szybkość reakcji wsparcia może być kluczowa w sytuacjach awaryjnych. Warto wiedzieć, czego możemy się spodziewać.
Szkolenia
Czy oferowane są szkolenia dla administratorów i użytkowników?
Szkolenia online na żądanie
Webinaria i sesje live
Szkolenia stacjonarne
Nie ma takiej opcji
Nauka samemu trwa oczywiście o wiele dłużej niż dobre przeszkolenie zespołu przez firmę zewnętrzną. O ile takie szkolenia świadczy.
Czy dostępne są materiały szkoleniowe i dokumentacja użytkownika?
Obszerna baza wiedzy
Tutoriale video
Regularne aktualizacje materiałów szkoleniowych
Łatwo dostępna i aktualna dokumentacja może znacznie odciążyć zespół wsparcia i przyspieszyć rozwiązywanie codziennych problemów.
Środowisko testowe
Czy istnieje środowisko testowe dla sprawdzenia konfiguracji przed wdrożeniem produkcyjnym?
Dedykowane środowisko testowe dla każdego klienta
Współdzielone środowisko testowe
Brak środowiska testowego
Testowanie zmian przed ich wprowadzeniem na produkcję jest kluczowe dla minimalizacji ryzyka błędów.
Jak często środowisko testowe jest synchronizowane z produkcyjnym?
Codzienna synchronizacja
Synchronizacja na żądanie
Brak automatycznej synchronizacji
Ręczne synchronizowanie konfiguracji pomiędzy środowiskami sprawia, że docelowo nikt tego nie robi. A przez to produkcja się rozsynchronizowuje z środowiskiem testowym.
Czy mamy możliwość eksportu i importu konfiguracji między środowiskami?
Pełny eksport/import konfiguracji
Częściowy eksport/import wybranych elementów
Ręczne przenoszenie konfiguracji
Możliwość łatwego przenoszenia konfiguracji może znacznie przyspieszyć proces wdrażania zmian i testowania.
Dostęp trial
Czy jest możemy uzyskać dostęp trial do panelu?
Pełny dostęp trial na określony czas
Ograniczony dostęp demo
Brak możliwości testowego dostępu
Dostęp trial pozwala na dokładne zapoznanie się z systemem przed podjęciem decyzji o wdrożeniu.
Jakie są ograniczenia wersji testowej?
Czas trwania
Ograniczenia funkcjonalności
Limity danych lub użytkowników
Zrozumienie ograniczeń wersji trial pomoże zaplanować odpowiednie testy i prezentacje dla zespołu.
Społeczność użytkowników
Czy istnieje aktywna społeczność użytkowników systemu?
Forum dyskusyjne
Grupy użytkowników
Regularne konferencje i meetupy
Aktywna społeczność to nierzadko cenne źródło wiedzy i wsparcia, uzupełniające oficjalne kanały.
Podsumowanie
Kierując się powyższą listą, pamiętajcie, żeby najpierw dostosować ją do Waszej sytuacji. Nie zawsze mamy dane osób prywatnych, nie zawsze potrzebujemy integracji zewnętrzny, nie zawsze skala jest istotna. Context is the king.
A teraz na koniec: daj znać, czy czegoś zabrakło – to wrzucę w kolejnej iteracji 😉