Którą technikę wybrać? Kieruj się niepewnością

Jak świadomie wybierać techniki warsztatowe i nie polegać na szczęściu?

Na szkoleniu z Efektywnej pracy w grupie (Engineering Manager) przedstawiam ponad 15 rożnych technik na rozwiązywanie problemów (warsztatowych i nie tylko).

Uczestnik zadał mi pytanie:

Jakimi heurystykami dobrze jest się kierować przy wyborze konkretnej techniki?

Jak się pewnie spodziewacie - nie mogę dać prostej odpowiedzi "użyj techniki X w sytuacji Y". Zamiast tego, przedstawię proces wyboru technik.

Główne pytanie przy wyborze techniki to:

Jak pomoże nam poradzić sobie z niepewnością?

Ale żeby na to pytanie odpowiedzieć to trzeba najpierw trzeba zdefiniować niepewność 😅

Niepewność

Za autorem książki The Art of Action niepewność objawia się w 3 lukach:

(autor wykorzystuje słowo Friction zamiast Uncertainty, ale na potrzeby artykułu możemy to połączyć)

1. Luka wiedzy (Knowledge gap):

• Różnica między tym co wiemy, a co chcielibyśmy wiedzieć.

• Często nie widzimy jak mało wiemy + jak wiele własnych interpretacji narzucamy.

• Brak wiedzy prowadzi do nietrafionych decyzji.

• Przykład: Myślimy że znamy potrzeby klienta, ale tak naprawdę zgadujemy.

2. Luka zgodności (Alignment gap):

• Różnica między tym co chcemy by ludzie robili, a co faktycznie robią.

• Każdy ma swoją perspektywę i doświadczenie, własna agendę i wewnętrzne priorytety.

• Pomysły i zadania są róznie interpretowane, a przez to różnie wdrażane w życie.

• Przykład: Zespół rozumie założenia inaczej niż zamierzaliśmy, przez co zbuduje inne rozwiązanie.

3. Luka rezultatów (Effects gap):

• Różnica między oczekiwanymi a faktycznymi efektami.

• Rzeczywistość zawsze nas zaskakuje, nie sprzyja naszym planom.

• To co działa na papierze, niekoniecznie działa w praktyce.

• Przykład: Wdrożenie trwa 2x dłużej niż planowaliśmy, ponieważ w kupionej bibliotece był błąd.

Te luki wpływają na siebie nawzajem:

• Gdy brakuje nam wiedzy, trudno przekazać jasne instrukcje. Zespół działa po omacku.

• Gdy zespół nie jest zgrany, każdy ciągnie w swoją stronę. Efekty są przypadkowe.

• Gdy efekty są inne niż oczekiwane, odkrywamy czego nie wiedzieliśmy na początku.

Koło się zamyka.

Techniki vs Luki

Skoro wiemy już jakie luki niepewności występują w organizacji, to warto się zastanowić jakie techniki je adresują. Nie ma tu bowiem podejścia "one size fits all" - każdą z luk adresujemy w nieco inny sposób:

Luka wiedzy:

• Przeprowadzamy warsztaty z ekspertami domenowymi.

• Zbieramy i analizujemy dane o procesach i użytkownikach.

• Wykonujemy research techniczny i biznesowy.

Luka zgodności:

• Tworzymy wspólne modele i wizualizacje rozwiązania.

• Wypracowujemy wspólne słownictwo i rozumienie domeny.

• Konfrontujemy różne perspektywy by znaleźć punkty wspólne.

Luka rezultatów:

• Przeprowadzamy tanie eksperymenty.

• Wdrażamy rozwiązania iteracyjnie, zaczynając od małej skali.

• Testujemy hipotezy na części ruchu.

Przykładowe rozpisanie technik, wraz z lukami:

Dana technika może adresować różne luki np. Event Storming:

• Luka wiedzy - Analiza jak działa nasz proces biznesowy, z happy path i ścieżkami pobocznymi.

• Luka zgodności - Wybór jednego z 3 pomysłów na implementację docelowego procesu.

• Luka rezultatów - Określenie jak mierzyć sukces wdrożenia, by szybko wyłapać, że nie idzie po naszej myśli.

Od jakiej więc techniki rozpocząć? Proponuję rozpocząć od początku 😉

Kolejność niepewności

Zanim wybierzemy technikę, musimy wiedzieć na jakim etapie jesteśmy. Nie ma sensu rozmawiać o rozwiązaniach, gdy nie rozumiemy problemu. Zmniejszenie niepewności odnośnie rozwiązania sprawi, że dowieziemy rozwiązanie dla nieistniejącego problemu.

Dawno temu, z Michałem Bartyzelem opracowaliśmy Value-Chain pokazujący kolejne etapy pracy z klientem (na potrzeby niezrealizowanego kursu Zostań architektem rozwiązań biznesowych):

Można na tym wzorować się tworząc podział technik.

"Houston, mamy problem?"

Klient nie widzi problemu. Często maskuje go przyzwyczajeniami lub obejściami.

Pierwszy krok: pokazać, że problem istnieje.

Użyteczne techniki:

• Empathy map -> pokazuje ukryte frustracje użytkowników.

• Gemba Walk -> obserwacja rzeczywistej pracy.

• Porter's 5 Forces -> pokazuje presję z rynku.

"Co dokładnie boli?"

Klient czuje, że coś jest nie tak. Ale nie umie nazwać źródła problemu.

Drugi krok: zdefiniować precyzyjnie problem,

Użyteczne techniki:

• 5 Whys -> dociera do źródła problemów.

• Fishbone diagram -> analizuje przyczyny występowania usterek.

• Impact Mapping -> pozwala zdefiniować cele przeprowadzanych zmian.

"Jak to ugryźć?"

Klient zna problem. Nie wie jednak jak go rozwiązać.

Trzeci krok: znaleźć możliwe rozwiązania

Użyteczne techniki:

• 1-2-4-All -> generuje pomysły na rozwiązanie.

• Work-Breakdown Structure -> strukturyzuje zakres prac.

• Impact/Effort -> ocenia rozwiązania i prace, by wskazać najbardziej zyskowne.

"Jak to dowieźć?"

Klient zna rozwiązanie. Ale nie umie tego wdrożyć.

Czwarty krok: zaplanować realizację.

• Story mapping -> planuje kolejność dowożenia.

• Stakeholder mapping -> identyfikuje kluczowe osoby w ramach dowożenia.

• Pre-mortem -> sprawdza ryzyka w planie.

---

Zasada jest prosta:

• Zmniejsz niepewność na aktualnym poziomie.

• Dopiero potem przechodź do następnego.

• Przeskakiwanie poziomów prowadzi do optymalizacji na błędnym celu.

Przykład:
❌ "Potrzebujemy nowego systemu" (poziom 3)
✅ "Czemu obecny system wam nie pasuje?" (poziom 1)

Kiedy wiemy już gdzie jesteśmy, możemy skupić się na największej luce niepewności. Pomoże nam w tym Gamestorming.

Największa luka niepewności

Twórcy podejścia Gamestorming zauważyli, że aktywność grupy można podzielić na 3 kategorie:

1. Podejście dywergentne (rozbieżne) - Zbieramy jak najwięcej danych i pomysłów. Nie oceniamy, tylko gromadzimy.

2. Podejście emergentne (eksploracyjne) - Analizujemy zebrane informacje, szukamy wzorców i powiązań. Pogłębiamy zrozumienie kontekstu i identyfikujemy połączenia.

3. Podejście konwergentne (zbieżne) - Zawężamy opcje, wybieramy najlepsze rozwiązanie. Podejmujemy decyzję w oparciu o zebrane informacje.

Podobny model zastosowała Annie Duke, opisując na podcaście u Lenniego podejście 3Ds:

1. Discover (Odkrywaj) - Każdy najpierw zbiera pomysły samodzielnie.

2. Discuss (Dyskutuj) - Porównujemy różne perspektywy.

3. Decide (Decyduj) - Decyzje podejmujemy indywidualnie po dyskusji.

Ten sam model myślenia można przenieść do pracy z niepewnością.

Weźmy na tapet wybranie docelowego rozwiązania.

Podejście dywergentne (rozbieżne):

Na początku nie wiemy czego nie wiemy. Rzucenie się na pierwszy lepszy pomysł sprawi, że pominiemy 90% otaczającej nas rzeczywistości.

Powinniśmy skupić się na wygenerowaniu jak największej liczby informacji na temat problemu. Aby nie odrzucić przedwcześnie wartościowej uwagi, nie oceniamy ich na tym etapie.

Przydatne techniki to:

• Break the Rules -> staramy się odwrócić myślenie o istniejącej sytuacji, poszerzyć spektrum dyskusji.

• Worst possible idea -> szukanie najgorszych pomysłów, by zrozumieć dlaczego są błędne,.

• SCAMPER -> lista pytań pobudzających wyobraźnię (np. jak to uprościć? a jak skomplikować?).

Podejście emergentne (eksploracyjne):

Mamy zbiór informacji na temat problemu - pomysły, rozwiązania, wyzwania, ryzyka. Pojawia się nowy rodzaj niepewności - nie wiemy jeszcze które z nich tworzą spójną całość, jak się uzupełniają i gdzie występują luki w naszym rozumowaniu.

W tym momencie naszym celem jest pogłębiona analiza zebranych pomysłów. Szukamy wzorców, kategoryzujemy, próbujemy znaleźć ukryte powiązania.

Przykładowe techniki:

• Wardley Mapping -> mapujemy rozwiązania, aby zrozumieć ich dojrzałość i bliskość klienta.

• SWOT -> analiza silnych i słabych stron, szans i zagrożeń dla rozwiązań

• Business Model Canvas -> mapujemy pomysły na elementy modelu biznesowego by zobaczyć jak ze sobą współgrają.

Podejście konwergentne (zbieżne):

Na koniec niepewność skupia się dookoła luki zgodności - jak z całego zbioru analizy wybrać właściwe rozwiązanie.

Skupiamy się na technikach, które pozwalają nam zsyntezować informacje. Zawężamy opcje i wybieramy rozwiązanie do dalszej pracy. Skupiamy się na decyzji opartej o wcześniej zebrane dane.

Pomocne techniki:

• Kryteria decyzyjne -> zdefiniowanie kryteriów wyboru i ocena rozwiązań pod ich kątem.

• Ocena zysków Long-Term / Short-Term -> ocena rozwiązań pod kątem wpływu długo i krótkoterminowego na nasz produkt.

• Dot voting -> głosowanie kropkami na najlepsze rozwiązania.

---

Kluczowe zasady przy wyborze technik:

• Najpierw diverge (otwieramy), potem emerge (analizujemy), na końcu converge (zamykamy).

• Nie mieszamy podejść w jednej technice - większość osób nie potrafi skakać pomiędzy etapami.

• Dopasowujemy technikę do aktualnego typu niepewności.

Podsumowanie

Opisane wzorce nie są ostateczną instrukcją - to dopiero początek systematycznego podejścia do pracy z niepewnością. Wykorzystaj je jako punkt startowy do odkrywania jakie techniki najlepiej sprawdzają się w Twoim zespole.

A Ty, jakie masz podejście do wyboru technik?