Którą technikę wybrać? Kieruj się niepewnością
Jak świadomie wybierać techniki warsztatowe i nie polegać na szczęściu?
Na szkoleniu z Efektywnej pracy w grupie (Engineering Manager) przedstawiam ponad 15 rożnych technik na rozwiązywanie problemów (warsztatowych i nie tylko).
Uczestnik zadał mi pytanie:
Jakimi heurystykami dobrze jest się kierować przy wyborze konkretnej techniki?
Jak się pewnie spodziewacie - nie mogę dać prostej odpowiedzi "użyj techniki X w sytuacji Y". Zamiast tego, przedstawię proces wyboru technik.
Główne pytanie przy wyborze techniki to:
Jak pomoże nam poradzić sobie z niepewnością?
Ale żeby na to pytanie odpowiedzieć to trzeba najpierw trzeba zdefiniować niepewność 😅
Niepewność
Za autorem książki The Art of Action niepewność objawia się w 3 lukach:
(autor wykorzystuje słowo Friction zamiast Uncertainty, ale na potrzeby artykułu możemy to połączyć)
Luka wiedzy (Knowledge gap):
Różnica między tym co wiemy, a co chcielibyśmy wiedzieć.
Często nie widzimy jak mało wiemy + jak wiele własnych interpretacji narzucamy.
Brak wiedzy prowadzi do nietrafionych decyzji.
Przykład: Myślimy że znamy potrzeby klienta, ale tak naprawdę zgadujemy.
Luka zgodności (Alignment gap):
Różnica między tym co chcemy by ludzie robili, a co faktycznie robią.
Każdy ma swoją perspektywę i doświadczenie, własna agendę i wewnętrzne priorytety.
Pomysły i zadania są róznie interpretowane, a przez to różnie wdrażane w życie.
Przykład: Zespół rozumie założenia inaczej niż zamierzaliśmy, przez co zbuduje inne rozwiązanie.
Luka rezultatów (Effects gap):
Różnica między oczekiwanymi a faktycznymi efektami.
Rzeczywistość zawsze nas zaskakuje, nie sprzyja naszym planom.
To co działa na papierze, niekoniecznie działa w praktyce.
Przykład: Wdrożenie trwa 2x dłużej niż planowaliśmy, ponieważ w kupionej bibliotece był błąd.
Te luki wpływają na siebie nawzajem:
Gdy brakuje nam wiedzy, trudno przekazać jasne instrukcje. Zespół działa po omacku.
Gdy zespół nie jest zgrany, każdy ciągnie w swoją stronę. Efekty są przypadkowe.
Gdy efekty są inne niż oczekiwane, odkrywamy czego nie wiedzieliśmy na początku.
Koło się zamyka.
Techniki vs Luki
Skoro wiemy już jakie luki niepewności występują w organizacji, to warto się zastanowić jakie techniki je adresują. Nie ma tu bowiem podejścia "one size fits all" - każdą z luk adresujemy w nieco inny sposób:
Luka wiedzy:
Przeprowadzamy warsztaty z ekspertami domenowymi.
Zbieramy i analizujemy dane o procesach i użytkownikach.
Wykonujemy research techniczny i biznesowy.
Luka zgodności:
Tworzymy wspólne modele i wizualizacje rozwiązania.
Wypracowujemy wspólne słownictwo i rozumienie domeny.
Konfrontujemy różne perspektywy by znaleźć punkty wspólne.
Luka rezultatów:
Przeprowadzamy tanie eksperymenty.
Wdrażamy rozwiązania iteracyjnie, zaczynając od małej skali.
Testujemy hipotezy na części ruchu.
Przykładowe rozpisanie technik, wraz z lukami:
Dana technika może adresować różne luki np. Event Storming:
Luka wiedzy - Analiza jak działa nasz proces biznesowy, z happy path i ścieżkami pobocznymi.
Luka zgodności - Wybór jednego z 3 pomysłów na implementację docelowego procesu.
Luka rezultatów - Określenie jak mierzyć sukces wdrożenia, by szybko wyłapać, że nie idzie po naszej myśli.
Od jakiej więc techniki rozpocząć? Proponuję rozpocząć od początku 😉
Kolejność niepewności
Zanim wybierzemy technikę, musimy wiedzieć na jakim etapie jesteśmy. Nie ma sensu rozmawiać o rozwiązaniach, gdy nie rozumiemy problemu. Zmniejszenie niepewności odnośnie rozwiązania sprawi, że dowieziemy rozwiązanie dla nieistniejącego problemu.
Dawno temu, z Michałem Bartyzelem opracowaliśmy Value-Chain pokazujący kolejne etapy pracy z klientem (na potrzeby niezrealizowanego kursu Zostań architektem rozwiązań biznesowych):
Można na tym wzorować się tworząc podział technik.
"Houston, mamy problem?"
Klient nie widzi problemu. Często maskuje go przyzwyczajeniami lub obejściami.
Pierwszy krok: pokazać, że problem istnieje.
Użyteczne techniki:
Empathy map -> pokazuje ukryte frustracje użytkowników.
Gemba Walk -> obserwacja rzeczywistej pracy.
Porter's 5 Forces -> pokazuje presję z rynku.
"Co dokładnie boli?"
Klient czuje, że coś jest nie tak. Ale nie umie nazwać źródła problemu.
Drugi krok: zdefiniować precyzyjnie problem,
Użyteczne techniki:
5 Whys -> dociera do źródła problemów.
Fishbone diagram -> analizuje przyczyny występowania usterek.
Impact Mapping -> pozwala zdefiniować cele przeprowadzanych zmian.
"Jak to ugryźć?"
Klient zna problem. Nie wie jednak jak go rozwiązać.
Trzeci krok: znaleźć możliwe rozwiązania
Użyteczne techniki:
1-2-4-All -> generuje pomysły na rozwiązanie.
Work-Breakdown Structure -> strukturyzuje zakres prac.
Impact/Effort -> ocenia rozwiązania i prace, by wskazać najbardziej zyskowne.
"Jak to dowieźć?"
Klient zna rozwiązanie. Ale nie umie tego wdrożyć.
Czwarty krok: zaplanować realizację.
Story mapping -> planuje kolejność dowożenia.
Stakeholder mapping -> identyfikuje kluczowe osoby w ramach dowożenia.
Pre-mortem -> sprawdza ryzyka w planie.
Zasada jest prosta:
Zmniejsz niepewność na aktualnym poziomie.
Dopiero potem przechodź do następnego.
Przeskakiwanie poziomów prowadzi do optymalizacji na błędnym celu.
Przykład:
❌ "Potrzebujemy nowego systemu" (poziom 3)
✅ "Czemu obecny system wam nie pasuje?" (poziom 1)
Kiedy wiemy już gdzie jesteśmy, możemy skupić się na największej luce niepewności. Pomoże nam w tym Gamestorming.
Największa luka niepewności
Twórcy podejścia Gamestorming zauważyli, że aktywność grupy można podzielić na 3 kategorie:
Podejście dywergentne (rozbieżne) - Zbieramy jak najwięcej danych i pomysłów. Nie oceniamy, tylko gromadzimy.
Podejście emergentne (eksploracyjne) - Analizujemy zebrane informacje, szukamy wzorców i powiązań. Pogłębiamy zrozumienie kontekstu i identyfikujemy połączenia.
Podejście konwergentne (zbieżne) - Zawężamy opcje, wybieramy najlepsze rozwiązanie. Podejmujemy decyzję w oparciu o zebrane informacje.
Podobny model zastosowała Annie Duke, opisując na podcaście u Lenniego podejście 3Ds:
Discover (Odkrywaj) - Każdy najpierw zbiera pomysły samodzielnie.
Discuss (Dyskutuj) - Porównujemy różne perspektywy.
Decide (Decyduj) - Decyzje podejmujemy indywidualnie po dyskusji.
Ten sam model myślenia można przenieść do pracy z niepewnością.
Weźmy na tapet wybranie docelowego rozwiązania.
Podejście dywergentne (rozbieżne):
Na początku nie wiemy czego nie wiemy. Rzucenie się na pierwszy lepszy pomysł sprawi, że pominiemy 90% otaczającej nas rzeczywistości.
Powinniśmy skupić się na wygenerowaniu jak największej liczby informacji na temat problemu. Aby nie odrzucić przedwcześnie wartościowej uwagi, nie oceniamy ich na tym etapie.
Przydatne techniki to:
Break the Rules -> staramy się odwrócić myślenie o istniejącej sytuacji, poszerzyć spektrum dyskusji.
Worst possible idea -> szukanie najgorszych pomysłów, by zrozumieć dlaczego są błędne,.
SCAMPER -> lista pytań pobudzających wyobraźnię (np. jak to uprościć? a jak skomplikować?).
Podejście emergentne (eksploracyjne):
Mamy zbiór informacji na temat problemu - pomysły, rozwiązania, wyzwania, ryzyka. Pojawia się nowy rodzaj niepewności - nie wiemy jeszcze które z nich tworzą spójną całość, jak się uzupełniają i gdzie występują luki w naszym rozumowaniu.
W tym momencie naszym celem jest pogłębiona analiza zebranych pomysłów. Szukamy wzorców, kategoryzujemy, próbujemy znaleźć ukryte powiązania.
Przykładowe techniki:
Wardley Mapping -> mapujemy rozwiązania, aby zrozumieć ich dojrzałość i bliskość klienta.
SWOT -> analiza silnych i słabych stron, szans i zagrożeń dla rozwiązań
Business Model Canvas -> mapujemy pomysły na elementy modelu biznesowego by zobaczyć jak ze sobą współgrają.
Podejście konwergentne (zbieżne):
Na koniec niepewność skupia się dookoła luki zgodności - jak z całego zbioru analizy wybrać właściwe rozwiązanie.
Skupiamy się na technikach, które pozwalają nam zsyntezować informacje. Zawężamy opcje i wybieramy rozwiązanie do dalszej pracy. Skupiamy się na decyzji opartej o wcześniej zebrane dane.
Pomocne techniki:
Kryteria decyzyjne -> zdefiniowanie kryteriów wyboru i ocena rozwiązań pod ich kątem.
Ocena zysków Long-Term / Short-Term -> ocena rozwiązań pod kątem wpływu długo i krótkoterminowego na nasz produkt.
Dot voting -> głosowanie kropkami na najlepsze rozwiązania.
Kluczowe zasady przy wyborze technik:
Najpierw diverge (otwieramy), potem emerge (analizujemy), na końcu converge (zamykamy).
Nie mieszamy podejść w jednej technice - większość osób nie potrafi skakać pomiędzy etapami.
Dopasowujemy technikę do aktualnego typu niepewności.
Podsumowanie
Opisane wzorce nie są ostateczną instrukcją - to dopiero początek systematycznego podejścia do pracy z niepewnością. Wykorzystaj je jako punkt startowy do odkrywania jakie techniki najlepiej sprawdzają się w Twoim zespole.
A Ty, jakie masz podejście do wyboru technik?
Dziękuję za ten bardzo zwięzły artykuł. Bardzo trafnie sklasyfikowane narzędzia i dobór to problemów. Zapisuję w bazie wiedzy! Pozdrawiam